Który Finanzamt wydaje Freistellung polskiej firmie?
27 października 2026Freistellungsbescheinigung dla polskiej firmy budowlanej wydaje jeden z czterech niemieckich urzędów skarbowych. Decyduje pierwsza litera nazwiska albo nazwy firmy: A–G – Finanzamt Hameln, H–L – Finanzamt Oranienburg, M–R – Finanzamt Cottbus, S–Z – Finanzamt Nördlingen. Ten sam urząd nadaje firmie niemiecki numer podatkowy, przyjmuje od zleceniodawców potrącony podatek budowlany i rozpatruje wnioski o jego zwrot.
Poniżej opis tego, co załatwia się w takim urzędzie, na przykładzie Finanzamt Oranienburg, który publikuje szczegółowe informacje po polsku. Przepisy (§§ 48–48d EStG) są te same dla wszystkich czterech urzędów, ale formularze, listę dokumentów i sposób kontaktu warto sprawdzić na stronie urzędu właściwego dla danej firmy.
Za co odpowiada urząd dla firm z Polski – podział według liter
Niemcy przypisały firmy budowlane z Polski do czterech urzędów skarbowych według pierwszej litery nazwiska albo nazwy firmy. Tak wynika z Merkblatt BZSt o podatku budowlanym (wydanie z kwietnia 2025 r.) i z polskojęzycznej strony urzędu w Oranienburgu:
| Pierwsza litera nazwiska / nazwy firmy | Właściwy urząd (Freistellung, podatek budowlany) |
|---|---|
| A–G | Finanzamt Hameln (na stronie Oranienburga: Hameln-Holzminden) |
| H–L | Finanzamt Oranienburg |
| M–R | Finanzamt Cottbus |
| S–Z | Finanzamt Nördlingen (na stronie Oranienburga: Nördlingen/Donauwörth) |
Merkblatt BZSt zapisuje zakresy literami alfabetu łacińskiego, a na polskojęzycznej stronie urzędu w Oranienburgu pojawiają się w różnych miejscach zapisy „H–L” i „H–Ł”. Jeśli nazwa firmy albo nazwisko zaczyna się od polskiej litery, np. Ł, przydział najlepiej potwierdzić na stronie właściwego urzędu albo bezpośrednio w urzędzie.
Według polskojęzycznej strony Finanzamt Oranienburg urząd zajmuje się w przypadku firm budowlanych z Polski (z jego zakresu liter) m.in.:
- podatkiem VAT (Umsatzsteuer) od transakcji w Niemczech – w tym nadaniem numeru VAT-UE na podstawie § 27a niemieckiej ustawy o VAT,
- podatkiem dochodowym firmy (Ertragsteuer), gdy powstaje obowiązek podatkowy w Niemczech, np. przez zakład (Betriebsstätte),
- podatkiem od wynagrodzeń pracowników (Lohnsteuer), jeśli firma ma taki obowiązek w Niemczech,
- podatkiem budowlanym (§ 48 EStG): wydaje zaświadczenie o zwolnieniu (§ 48b EStG) i rozpatruje wnioski o zwrot potrąconego podatku (§ 48c ust. 2 i § 48d EStG).
Merkblatt BZSt dodaje ważną rzecz: podatkiem budowlanym zajmuje się zawsze urząd właściwy dla wykonawcy, a nie dla niemieckiego zleceniodawcy. To do urzędu wykonawcy zleceniodawca zgłasza i wpłaca potrącone 15%, ten urząd wydaje zleceniodawcy decyzję o odpowiedzialności, jeśli podatek nie został wpłacony, i ten sam urząd rozlicza potrącenia z podatkami firmy.
Aktualne informacje, formularze i dane kontaktowe są na stronie Finanzamt Oranienburg – centralna właściwość dla zagranicznych przedsiębiorstw i pracowników. Osobną sprawą jest to, czy polska firma w ogóle ma obowiązek podatkowy w Niemczech – zależy to m.in. od tego, czy powstaje tam zakład.
Freistellung i Steuernummer – jak to się łączy
Według strony urzędu zarówno zaświadczenie o zwolnieniu, jak i rejestracja do VAT wymagają niemieckiego numeru podatkowego (Steuernummer). Numer jest nadawany po złożeniu i sprawdzeniu dokumentów rejestracyjnych.
Są dwie drogi:
- Firma ma już Steuernummer – wniosek o Freistellung składa się pisemnie do właściwego urzędu.
- Firma nie ma jeszcze numeru – wniosek o Freistellung składa się razem z kwestionariuszem rejestracyjnym.
Dokumenty wymienione na stronie urzędu w Oranienburgu:
| Forma działalności | Dokumenty |
|---|---|
| Jednoosobowa działalność | kwestionariusz rejestracyjny w ELSTER (dla działalności jednoosobowej), zaświadczenie o rezydencji podatkowej (DE/PL) z polskiego urzędu, kopia dowodu osobistego (obie strony), kwestionariusz uzupełniający dla zagranicznych przedsiębiorców budowlanych (DE/PL) |
| Spółka kapitałowa | kwestionariusz rejestracyjny w ELSTER (dla spółki kapitałowej), zaświadczenie o rezydencji, kopia odpisu z rejestru (KRS), kwestionariusz uzupełniający dla spółek prawa zagranicznego |
| Spółka osobowa | kwestionariusz rejestracyjny w ELSTER (dla spółki osobowej), zaświadczenie o rezydencji, kopia odpisu z rejestru, ten sam kwestionariusz uzupełniający |
Kwestionariusz rejestracyjny przesyła się elektronicznie przez ELSTER.
Sama Freistellung to osobny dokument. Urząd wyda ją, jeśli nie widzi zagrożenia dla podatków w Niemczech (§ 48b ust. 1 EStG). Firma z Polski, jako firma z UE, nie musi ustanawiać pełnomocnika do doręczeń w Niemczech (Merkblatt BZSt). Jeśli firma wykaże, że będzie w Niemczech tylko krótko i nie powstaną tam podatki do zabezpieczenia, urząd powinien wydać zaświadczenie (§ 48b ust. 2 EStG). Zaświadczenie może być ogólne albo dotyczyć konkretnego zlecenia.
Jak w praktyce wygląda przygotowanie takiego wniosku, opisują też strony poświęcone usłudze Freistellung dla polskich firm. Wiążąca jest jednak zawsze lista dokumentów podana przez właściwy urząd.
Zwolnienie to nie to samo co zwrot
Freistellung działa na przyszłość: zleceniodawca w ogóle nie potrąca 15%. Jeśli potrącenie już nastąpiło, firma może złożyć wniosek o zwrot do tego samego urzędu na urzędowym wzorze (link do formularza jest na stronie urzędu). Termin: do końca drugiego roku kalendarzowego po roku, w którym zleceniodawca zgłosił potrącenie (§ 48c ust. 2 EStG). Zwrot przysługuje m.in. wtedy, gdy firma nie musi składać w Niemczech deklaracji podatku od wynagrodzeń i nie jest tam rozliczana z podatku dochodowego albo wykaże, że nie powstaną podatki do zabezpieczenia (§ 48c ust. 2 EStG). Do wniosku powołującego się na umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania potrzebne jest potwierdzenie rezydencji od polskiego urzędu (§ 48d ust. 1 EStG).
Jakie pisma przychodzą z urzędu
Najczęściej firma spotka się z takimi pismami (nazwy po niemiecku, bo tak będą zatytułowane):
- pismo z nadanym numerem podatkowym – po zakończeniu rejestracji,
- pytania i wezwania do uzupełnienia kwestionariusza – urząd pyta o dane potrzebne do oceny, czy w Niemczech powstaną podatki; brak odpowiedzi może skończyć się odmową Freistellung (Merkblatt BZSt, § 90 AO),
- Freistellungsbescheinigung – na urzędowym wzorze, z okresem ważności, zakresem, pieczęcią urzędu i numerem bezpieczeństwa (Sicherheitsnummer); według BZSt zaświadczenia drukują i wysyłają krajowe centra druku (Landesdruckzentren),
- decyzja odmowna (Ablehnungsbescheid) – jeśli urząd nie wyda zaświadczenia, musi podać przyczyny (Merkblatt BZSt); od decyzji przysługuje sprzeciw (Einspruch), który składa się w ciągu miesiąca od jej doręczenia (§ 355 AO),
- odwołanie zaświadczenia (Widerruf) – gdy urząd uzna, że pojawiło się zagrożenie dla podatków; przy zaświadczeniu na konkretne zlecenie urząd zawiadamia też zleceniodawcę (Merkblatt BZSt, § 48b ust. 4 EStG),
- decyzja w sprawie zwrotu potrąconego podatku budowlanego.
Pisma z niemieckiego urzędu mają terminy. Nie warto ich odkładać – jeśli treść jest niejasna, lepiej poprosić o pomoc od razu po otrzymaniu.
Jak się kontaktować
- Urząd wskazuje na swojej stronie formularz kontaktowy w ELSTER. Dane kontaktowe i godziny pracy najlepiej sprawdzać wyłącznie na stronie urzędu – mogą się zmieniać.
- Deklaracje (np. VAT, podatek od wynagrodzeń) składa się elektronicznie przez ELSTER.
- Zagraniczny doradca podatkowy, który chce działać w imieniu firmy, potrzebuje tzw. kryterium porządkowego (Ordnungskriterium) – według strony urzędu w Oranienburgu wydaje je Finanzamt Neubrandenburg.
- W każdym piśmie warto podawać Steuernummer i pełną nazwę firmy dokładnie tak, jak w rejestracji.
- Strona urzędu jest dostępna m.in. po polsku, a część formularzy jest dwujęzyczna (DE/PL).
Pracownicy firmy a ten sam urząd
Według Merkblatt BZSt centralna właściwość urzędów dla zagranicznych firm budowlanych obejmuje także pobór podatku od wynagrodzeń (Lohnsteuer) oraz opodatkowanie dochodów pracowników tych firm, którzy mają miejsce zamieszkania za granicą. W praktyce oznacza to, że sprawy podatkowe pracowników polskiej firmy z zakresu liter H–L prowadzi również Finanzamt Oranienburg. Obowiązek pobierania podatku od wynagrodzeń w Niemczech ma m.in. polski pracodawca, który ma w Niemczech zakład lub stałego przedstawiciela; deklaracje składa się przez ELSTER.
Czy pracownik w ogóle płaci podatek w Niemczech, zależy m.in. od długości pobytu i od tego, czy firma ma tam zakład.
Inaczej jest, gdy ktoś pracuje u niemieckiego pracodawcy, a nie mieszka w Niemczech – wtedy właściwy jest zwykle urząd skarbowy, w którego okręgu działa zakład pracodawcy (Betriebsstättenfinanzamt).
FAQ
Firma nazywa się „Budmax sp. z o.o.”, a jej właściciel – Kowalski. Która litera się liczy?
Merkblatt BZSt mówi o pierwszej literze nazwiska albo nazwy firmy. Przy spółce punktem odniesienia jest jej nazwa. Jeśli nazwa jednoosobowej działalności zawiera dopiski typu „PHU” czy „Zakład”, przydział najlepiej potwierdzić w urzędzie przed złożeniem wniosku.
Czy niemiecki zleceniodawca wpłaca potrącony podatek do Oranienburga?
Tak, jeśli Oranienburg jest właściwy dla firmy wykonawcy. Potrącenie zgłasza się do urzędu właściwego dla wykonawcy, do 10. dnia miesiąca po płatności (§ 48a ust. 1 EStG).
Czy Freistellung z Oranienburga (albo z Hameln, Cottbus, Nördlingen) obowiązuje w całych Niemczech?
Tak, zaświadczenie działa wobec zleceniodawców w całym kraju; ograniczenie może wynikać tylko z jego treści (np. zaświadczenie na konkretne zlecenie).
Czy trzeba przyjechać do urzędu?
Strona urzędu opisuje składanie dokumentów elektronicznie przez ELSTER i kontakt przez formularz ELSTER. Wizyta osobista nie jest tam opisana jako wymóg.
Kiedy warto skorzystać z pomocy
Firma, która dopiero zaczyna pracę w Niemczech, musi ustalić właściwy urząd, przygotować dokumenty rejestracyjne i wniosek o Freistellung, a potem odpowiadać na pisma po niemiecku. Wiele firm robi to samodzielnie, korzystając z materiałów urzędu.
W sprawach nietypowych – np. przy wątpliwej literze nazwy, zmianie formy działalności czy odmowie wydania zaświadczenia – warto skorzystać z pomocy doradcy lub biura, które zajmuje się takimi sprawami, np. Zwrot-podatkow.pl. O wyniku i terminie zawsze decyduje urząd skarbowy.
